Bills of Exchange की Accounting Entries: JAIIB AFM गाइड (2026)
हर JAIIB AFM उम्मीदवार को किसी न किसी परीक्षा में bills of exchange की accounting entries से जुड़ा सवाल मिलता ही है — और ज्यादातर नंबर इसलिए कटते हैं नहीं कि concept मुश्किल है, बल्कि इसलिए कि drawing, acceptance, discounting और dishonour के हर stage पर कौन debit होगा और कौन credit, यह गड़बड़ा जाता है। इस guide में bill की पूरी life-cycle को examiners की expected exact journal entries के साथ समझाया गया है, साथ ही noting-and-protesting के वे rules भी जो पहली बार पढ़ने वालों को उलझा देते हैं।
📜 बैंकिंग में Bill of Exchange क्या है?
Bill of exchange एक लिखित, unconditional order होता है जिस पर drawer (विक्रेता/creditor) हस्ताक्षर करता है और drawee (खरीदार/debtor) को निर्देश देता है कि वह एक तय राशि — demand पर या किसी निश्चित भविष्य की तारीख पर — payee या bearer को चुकाए। बैंकिंग practice में bills of exchange trade finance के केंद्र में हैं: विक्रेता खरीदार पर bill draw करता है, उसे accept करवाता है, और फिर maturity date का इंतज़ार करने के बजाय तुरंत नकदी के लिए बैंक से उसे discount करवा लेता है। यही वजह है कि यह topic AFM में back-office processing के साथ रखा गया है — bill की पूरी paperwork trail (drawing, acceptance, presentation, discounting, और अंततः realisation या dishonour) उसी तरह handle होती है जैसे syllabus में physical instrument-processing को back office functions के तहत covered किया गया है।
एक usance bill की एक निश्चित tenor होती है (आमतौर पर 30/60/90 दिन) जिसमें legally due होने से पहले 3 दिन की grace period भी जुड़ती है, जबकि "on demand" या "at sight" payable bill प्रस्तुत होते ही due मानी जाती है। Maturity date सही निकालना इस chapter का सबसे ज्यादा test होने वाला numerical skill है, क्योंकि इसके बाद हर discounting और rebate calculation इसी तारीख पर निर्भर करती है।
💡 Exam Tip: Maturity date = bill की तारीख + tenor + 3 दिन grace। अगर calculated due date किसी public holiday पर पड़ती है, तो bill उससे पहले वाले business day पर mature होगी — अगले दिन नहीं।
🔄 Bills of Exchange की Accounting Entries
Drawer की books में, जिस क्षण bill draw होकर drawee द्वारा accept कर ली जाती है, "Bills Receivable A/c" debit होता है और debtor का personal account credit होता है — यहाँ बस underlying sale या debt एक open account balance से negotiable instrument में बदल जाता है। Drawee (acceptor) की books में इसकी mirror entry होती है: creditor का account debit होता है और "Bills Payable A/c" credit होता है।
अगर drawer bill को maturity तक अपने पास रखता है और वह honour हो जाती है, तो entry सीधी है — Cash/Bank A/c Dr. to Bills Receivable A/c। लेकिन ज्यादा test होने वाला scenario है discounting: drawer maturity से पहले ही bill bank को endorse कर देता है और face value में से discount charge काटकर बाकी रकम पाता है। इसकी entry बनती है — Bank A/c Dr. और Discount A/c Dr. (काटे गए charge के लिए), to Bills Receivable A/c (पूरी face value के लिए) — यही three-way split है जहाँ ज्यादातर candidates गलती करते हैं क्योंकि वे discount charge को अलग expense account में route करना भूल जाते हैं और उसे सीधे bank entry में net कर देते हैं।
जहाँ bill किसी third party को (bank से discount कराने के बजाय) drawer की अपनी liability चुकाने के लिए endorse की जाती है, वहाँ entry होगी — Creditor's A/c Dr. to Bills Receivable A/c — यहाँ न कोई नकद और न ही discount का लेन-देन होता है, सिर्फ underlying instrument बदलता है।
🏦 Discounting, Dishonour और Noting & Protesting
Dishonour तब होती है जब acceptor due date पर payment नहीं करता। अगर bill bank से discount कराई गई थी, तो bank drawer के account को debit करता है (क्योंकि endorser होने के नाते drawer ही liable रहता है), और drawer को पहले की discounting entry reverse करनी होती है — debtor का personal account debit और Bank A/c credit करके, ठीक उतनी रकम के लिए जो bank ने recover की है — मानो bill discount हुई ही न हो। Noting वह formal record है, जो notary public द्वारा बनाई जाती है, कि bill प्रस्तुत की गई थी और dishonour हुई; protesting इसी तथ्य की notarised certificate है, जो बाद में किसी legal recovery action में evidence बनती है। Bank द्वारा भरे गए noting charges drawer से recoverable होते हैं और debtor के account में debit की गई रकम में जोड़ दिए जाते हैं — यानी reversing entry में असल में original bill amount के साथ noting charges भी शामिल होते हैं।
जो banks trade finance के तहत usance bills discount करते हैं, वे इस exposure को short-term money-market funding decisions में भी factor करते हैं — यही वजह है कि bill discounting की mechanics सीधे money market instruments की उस broader दुनिया से जुड़ती है जो IEIFS के अंतर्गत cover होती है — commercial bills, बैंकिंग system में आते ही, असल में एक short-term money-market instrument बन जाते हैं।
⚠️ Common Mistake: Candidates अक्सर dishonour पर "Bills Receivable A/c" को दोबारा credit कर देते हैं, यह भूलकर कि वह तो discounting stage पर ही close हो चुका था। किसी discounted bill की dishonour पर reversing entry सिर्फ debtor और bank accounts को hit करती है — Bills Receivable A/c दोबारा नहीं आता।
📊 Bill of Exchange बनाम Promissory Note बनाम Cheque
AFM examiners अक्सर इन तीनों negotiable instruments के बीच सीधा comparison question बनाते हैं, क्योंकि हर एक parties की संख्या, acceptance ज़रूरी है या नहीं, और days of grace में अलग है।
| Feature | Bill of Exchange | Promissory Note | Cheque |
|---|---|---|---|
| Original parties की संख्या | 3 (drawer, drawee, payee) | 2 (maker, payee) | 3 (drawer, drawee bank, payee) |
| Acceptance ज़रूरी | ✅ हाँ | ❌ नहीं | ❌ नहीं |
| Days of grace | ✅ 3 दिन (usance bills) | ✅ 3 दिन (usance notes) | ❌ कोई नहीं — demand पर payable |
| Bank पर draw हो सकती है | ✅ हाँ | ❌ नहीं | ✅ हमेशा |
| Dishonour पर noting | ✅ आम practice | ✅ आम practice | ❌ इसके बजाय cheque return memo |
🧾 Bills का GST और Final Accounts में Treatment
Bank द्वारा bill discount करते समय लिया गया discount एक financial service की supply मानी जाती है और उस पर GST लगता है, जिसे drawer के accountant को income-tax purposes के लिए books में debit किए गए discount से अलग रखना होता है — यह distinction GST वाले chapter के साथ पढ़नी चाहिए, क्योंकि AFM के numericals में bill discounting पर GST एक बार-बार आने वाला example है। Balance-sheet date पर, बकाया "Bills Receivable" (जो अभी mature या discount नहीं हुए) current asset के रूप में दिखते हैं, जबकि "Bills Payable" current liability के रूप में; जो bills discount हो चुके हैं पर अभी mature नहीं हुए, उन्हें एक note के ज़रिए contingent liability के रूप में दिखाया जाता है, क्योंकि acceptor default करे तो drawer bank के प्रति liable ही रहता है। यह classification सही रखना preparation of final accounts chapter के लिए भी ज़रूरी है, जहाँ galat classify हुई bill current ratio और contingent-liability note दोनों को गड़बड़ा सकती है।
📌 याद रखें: बैंक से discount कराई गई पर अभी mature न हुई bill सिर्फ इसलिए contingent liability disclosure से नहीं हटती कि नकद पहले ही मिल चुका है — bill असल में mature और honour होने तक drawer की endorsement liability बनी रहती है।
✍️ Solved Example: Discounting और Dishonour एक साथ
रमेश 1 जनवरी को सुरेश पर ₹1,00,000 की 90-दिन की bill draw करता है। सुरेश उसी दिन उसे accept कर लेता है। 15 जनवरी को रमेश यह bill अपने bank से 12% p.a. पर discount करा लेता है और तुरंत नकद पा जाता है। Due date पर bill dishonour हो जाती है और bank रमेश के account से bill amount के साथ ₹500 noting charges भी debit कर लेता है।
Step 1 (drawing/acceptance): Bills Receivable A/c Dr. ₹1,00,000, to सुरेश A/c ₹1,00,000।
Step 2 (discounting): illustration के लिए बचे हुए tenor का discount लगभग ₹3,000 निकलता है, इसलिए Bank A/c Dr. ₹97,000 और Discount A/c Dr. ₹3,000, to Bills Receivable A/c ₹1,00,000।
Step 3 (dishonour): सुरेश A/c Dr. ₹1,00,500 (₹1,00,000 + ₹500 noting charges), to Bank A/c ₹1,00,500। इसके बाद रमेश पूरे ₹1,00,500 की recovery सुरेश से एक साधारण debtor की तरह करता है।
ध्यान दें कि Step 2 में जो discount पहले ही expense किया जा चुका है, वह reverse नहीं होता — सिर्फ bank का drawer के प्रति claim restore होता है, क्योंकि discount असल में bank की उस अवधि की कमाई थी जितने समय उसने bill अपने पास रखी, चाहे वह dishonour हो या न हो।
इस तरह का layered numerical — drawing, discounting, फिर dishonour — बिल्कुल वही pattern है जो IIBF एक ही 4-अंक वाले case-study question में test करना पसंद करता है, इसलिए पूरा sequence end-to-end practice करना किसी एक entry को अलग से रटने से कहीं ज्यादा मायने रखता है। यह capital and revenue expenditure की classification और rectification of errors जैसे adjacent topics से भी जुड़ता है, क्योंकि galat post हुई bill entry उन classic error types में से एक है जो examiners suspense-account questions में plant करते हैं। अगर आपने bank reconciliation statement वाले problems पहले ही clear कर लिए हैं, तो books से bank statement तक instrument trace करने की discipline सीधे bill को drawing से realisation तक trace करने में काम आती है।
इन सबके legal आधार की बात करें तो bills of exchange, promissory notes और cheques — सबको Negotiable Instruments Act, 1881 define और govern करता है, जिसका text official gazette archives में egazette.gov.in पर सुरक्षित है — अगर सिर्फ AFM textbook summary से आगे जाकर "negotiability" और "holder in due course" की exact statutory भाषा देखनी हो, तो एक बार देखने लायक है।
🧠 Practice MCQs: Bills of Exchange की Accounting Entries
Q1. जब bill of exchange draw होकर accept हो जाती है, तो drawer की books में entry होगी: (a) Debtor A/c Dr. to Bills Receivable A/c (b) Bills Receivable A/c Dr. to Debtor A/c (c) Bills Payable A/c Dr. to Creditor A/c (d) Cash A/c Dr. to Bills Receivable A/c
Answer: (b) — Drawing से open debtor balance एक negotiable instrument में बदल जाता है, इसलिए Bills Receivable A/c debit होता है और debtor credit होता है।
Q2. Usance bill की nominal due date में कितने दिन का grace जोड़ा जाता है: (a) 1 दिन (b) 2 दिन (c) 3 दिन (d) 7 दिन
Answer: (c) — Standard commercial और banking practice के तहत nominal maturity date में तीन दिन का grace जोड़ा जाता है।
Q3. Bank से bill discount कराने पर, bank द्वारा लिया गया discount drawer कैसे record करता है: (a) Bills Receivable A/c में जोड़कर (b) सीधे Bank A/c से बिना अलग entry के घटाकर (c) एक अलग expense — Discount A/c Dr. के रूप में (d) Bills Payable A/c को credit करके
Answer: (c) — Discount एक finance cost है और इसे एक अलग Discount A/c में debit करना ज़रूरी है, इसे चुपचाप net नहीं किया जा सकता।
Q4. अगर discount कराई गई bill dishonour हो जाए, तो bank यह रकम किससे recover करता है: (a) सिर्फ drawee से (b) drawer से, क्योंकि endorser होने के नाते drawer ही liable रहता है (c) किसी से नहीं — bank ही loss उठाता है (d) notary public से
Answer: (b) — Discounting drawer को liability से मुक्त नहीं करती; dishonour पर bank drawer के account को debit करता है और फिर drawer acceptor से recovery करता है।
Q5. Final accounts में, balance sheet date पर bank से discount कराई गई पर अभी mature न हुई bill को कैसे दिखाया जाता है: (a) एक current asset के रूप में (b) एक note द्वारा contingent liability के रूप में (c) एक extraordinary item के रूप में (d) बिल्कुल disclose नहीं किया जाता
Answer: (b) — Drawer की endorsement liability maturity तक बनी रहती है, इसलिए इसे नज़रअंदाज़ करने के बजाय contingent liability के रूप में disclose किया जाता है।
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❓ अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
Bill of exchange और promissory note में क्या अंतर है?
Bill of exchange में तीन parties होती हैं (drawer, drawee, payee) और यह binding instrument बनने से पहले drawee की acceptance ज़रूरी है; promissory note में सिर्फ दो parties होती हैं (maker और payee) और यह एक unconditional promise to pay है जिसे अलग से acceptance की ज़रूरत नहीं होती।
Bank से bill discount कराने के बाद भी drawer liable क्यों रहता है?
Discounting असल में drawer द्वारा bill बेचकर उसे bank को endorse करना है। Negotiable Instruments Act के तहत, अगर instrument dishonour हो जाए तो endorser किसी भी बाद के holder के प्रति liable रहता है, इसलिए discounting पर नकद मिल जाने के बावजूद bank यह रकम drawer से recover कर सकता है।
Noting और protesting charges क्या होते हैं?
Noting notary की वह formal record है कि bill प्रस्तुत की गई थी और dishonour हुई; protesting इसी तथ्य की notarised certificate है। दोनों मिलकर dishonour का legally admissible evidence बनाते हैं, और इसके लिए bank जो charges भरता है, वे bill amount के साथ drawer से recover किए जाते हैं।
क्या bill discounting charges पर GST लगता है?
हाँ। Bill discount करने के लिए bank जो discount लेता है, उसे financial service के बदले consideration माना जाता है और उस पर GST लगता है, जिसे accounting और income-tax purposes के लिए debit किए गए discount amount से अलग account किया जाता है।
Bills of exchange AFM की case studies में बार-बार इसलिए आते हैं क्योंकि इनमें journal entries, contingent-liability disclosure, और GST — तीनों एक ही topic में मिल जाते हैं। Drawing-to-discounting-to-dishonour वाले sequence को कुछ और solved examples के साथ पक्का करें, फिर iibf.store/tests पर full-length papers से खुद को test करें, या पूरा JAIIB course देखें कि यह chapter बाकी AFM से कैसे जुड़ता है। और topic guides के लिए Accounting and Financial Management for Bankers tag page देखें।
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